Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych

Słownik pojęć

• 1. Przez użyte w procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych - zwanej dalej procedurą – określenia rozumie się:

1) anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;

2) działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane dokonanym zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza, lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

3) działanie następcze – działanie podjęte przez upoważnionego pracownika Urzędu/Starostwa w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania  naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury;

4) informacje o naruszeniu prawa – informacje, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacje dotyczące próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

5) informacje zwrotne – informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań, przekazane sygnaliście;

6) kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, lub pełnienia funkcji lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

7) naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub ma na celu obejście prawa;

8) osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznemu w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

9) osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

10) osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnaliście, tj. małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu;

11) ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;

12) wstępna weryfikacja zgłoszenia zewnętrznego – ustalanie czy zgłoszenie dotyczy informacji
o naruszeniu prawa oraz ustalenie czy zgłoszenie dotyczy naruszeń w dziedzinie właściwości Burmistrza, a jeżeli nie – ustalenie organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;

13) zgłoszenie zewnętrzne – przekazanie ustne lub pisemne Burmistrzowi informacji o naruszeniu prawa.

• 2. Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą, w tym:

1) pracownik;

2) pracownik tymczasowy;

3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

4) przedsiębiorca;

5) prokurent;

6) akcjonariusz lub wspólnik;

7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

9) stażysta;

10) praktykant;

11) wolontariusz;

12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej i ich rodzin;

13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny.

Przedmiot zgłoszenia

• 3. Przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne
  z prawem lub mające na celu obejście prawa w zakresie dziedzin:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

Role i zakres odpowiedzialności

• 4. 1. Burmistrz Miasta i Gminy Cieszanów:

1) gwarantuje, że procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

1. a) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,
2. b) zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie,

2) nadaje imienne upoważnienia pracownikom wykonującym czynności w ramach procedury.

2. Pracownicy wykonujący czynności w ramach procedury zobowiązani są do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania
   i weryfikacji zgłoszeń lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.
3. Pracownicy uczestniczący w działaniach następczych zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia osób, których zgłoszenie dotyczy.
4. Za wykonywanie zadań wynikających z procedury odpowiada pracownik ds. kontroli, który realizuje zadania w zakresie:

1) przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych;

2) dokonywania wstępnej weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych;

3) podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych;

4) spełnienia obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty oraz kontaktu z sygnalistą, w razie potrzeby pozyskania dodatkowego wyjaśnienia lub dodatkowych informacji w zakresie przekazanego zgłoszenia, jakie mogą być w posiadaniu sygnalisty;

5) informowania sygnalisty o przekazaniu zgłoszenia zewnętrznego wg właściwości do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;

6) wydawania na żądanie sygnalisty zaświadczenia, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie;

7) prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych;

8) sporządzania dla Rzecznika Praw Obywatelskich za rok kalendarzowy sprawozdania zawierającego dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych;

9) prowadzenia na stronie BIP zakładki „Sygnaliści”, zawierającej aktualne informacje w zakresie: zgłaszania nieprawidłowości, warunków objęcia ochroną sygnalisty, trybie postępowania ze zgłoszeniami zewnętrznymi;

10) przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury;

11) zapewnienia bezstronności podczas prowadzonych postępowań.

Kanały zgłoszeń

• 5. 1. Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie.

2. Zgłoszenie zewnętrzne ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania z pracownikiem ds. kontroli. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego dokładny przebieg tego spotkania, przygotowanego przez pracownika, o którym mowa w § 4 ust. 4. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie.
3. Zgłoszenie zewnętrzne pisemne może być dokonane w postaci papierowej w formie listownej na adres: Urząd Miast ai Gminy Cieszanów, ul. Rynek 1, 37-611 Cieszanów z dopiskiem na kopercie „zewnętrzne zgłoszenie nieprawidłowości” .
4. W przypadku gdy zgłoszenie zewnętrzne wpłynie do pracownika nieupoważnionego pracownik ten przekazuje je niezwłocznie pracownikowi ds. kontroli, bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.
5. W przypadku gdy zgłoszenie zewnętrzne wpłynie za pośrednictwem innego kanału komunikacji, pracownik w którego posiadaniu jest to zgłoszenie przekazuje je niezwłocznie pracownikowi ds. kontroli, bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.
6. Pracownicy, o kórych mowa w ust. 4 i ust. 5 zobowiązani są do nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, kóre uzyskali w ramach przyjmowania zgłoszenia zewnętrznego także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywali tę pracę.

• 6. 1. Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać w szczególności:

1) dane osobowe sygnalisty niezbędne do identyfikacji, w tym adres do kontaktu;

2) datę i miejsce sporządzenia;

3) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

4) opis nieprawidłowości zauważonych w związku z wykonywaniem pracy.

2. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.

Tryb postępowania ze zgłoszeniami

• 7. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, przetwarzania danych osobowych oraz podejmowania działań następczych są upoważnieni imiennie pracownicy, o których mowa w § 4 ust. 4.

Rejestr zgłoszeń zewnętrznych

• 8. 1. Zgłoszenia, o których mowa w § 5 rejestrowane są przez pracownika, o którym mowa w § 4 ust. 4.

2. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych zawiera:

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) datę dokonania zgłoszenia;

5) informację o podjętych działaniach następczych (w tym np. wskazanie organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, do którego zgłoszenie zostało przekazane oraz datę przekazania, datę poinformowania sygnalisty o przekazaniu zgłoszenia organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych);

6) informację o wydaniu – na żądanie sygnalisty - zaświadczenia, potwierdzającego że sygnalista podlega ochronie;

7) datę zakończenia sprawy;

8) informację o niepodejmowaniu dalszych działań w związku z ponownym zgłoszeniem tej samej nieprawidłowości;

9) szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane
w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia, o ile Burmistrz Miast a i Gminy Cieszanów posiada te dane.

3. Wzór rejestru zgłoszeń zewnętrznych stanowi załącznik Nr 1 do niniejszej procedury.

Etap weryfikacji i działań następczych

• 9. 1. Pracownik, o którym mowa w § 4 ust. 4:

1) przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne;

2) dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego^#  i jeśli ustali, że:

1. a) zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie naruszenia nie jest w obszarze/dziedzinie należącym do zakresu działania Burmistrza przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach 30 dni, do organu właściwego do podjęcia działań następczych, o czym informuje sygnalistę;
2. b) zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie dotyczy naruszeń
   z zakresu działania Burmistrza - rozpatruje zgłoszenie.
3. W przypadku, o którym mowa w ust.1 pkt 2 lit.b) pracownik, o którym mowa w § 4 ust. 4, podejmuje:

1) działania następcze z zachowaniem należytej staranności;

2) przekazuje sygnaliście, jeśli ten podał adres do kontaktu:

1. a) potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zewnętrznego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, chyba że sygnalista wyraźnie wystąpił
   z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo Burmistrz ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie tożsamości sygnalisty,
2. b) informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy, a w uzasadnionych przypadkach po wcześniejszym poinformowaniu sygnalisty, 6 miesięcy - od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego;
3. c) informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających, wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego,
4. d) zaświadczenie (nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania wydania zaświadczenia), w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie,
5. e) prośbę o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu, z zastrzeżeniem § 10-11.

• 10. W przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, nie przedstawiono istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym pracownik, o którym mowa w § 4 ust. 4, może nie podjąć działań następczych. Informacja
  o niepodjęciu działań następczych z podaniem uzasadnienia przekazywana jest sygnaliście. W razie kolejnego zgłoszenia – pozostawiana jest bez rozpatrzenia; o tym fakcie nie informuje się sygnalisty.
• 11. W przypadku, gdy sygnalista sprzeciwi się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji, lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości – odstępuje się od tego żądania.
• 12. W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego pracownik, o którym mowa w § 4 ust. 4, może przekazać zgłoszenie zewnętrzne jednostkom organizacyjnym lub innej jednostce, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

Postępowanie ze zgłoszeniami anonimowymi

• 13. Informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych i pozostają bez rozpatrzenia.

Ochrona sygnalisty

• 14. 1. Od momentu dokonania zgłoszenia sygnalista podlega ochronie w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość) oraz w zakresie działań odwetowych.

2. Warunkiem objęcia ochroną jest uzasadnienie/wykazanie kontekstu związanego z pracą oraz działanie w dobrej wierze, tj. posiadanie uzasadnionych podstaw, by sądzić że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
3. Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.
4. Sygnalista może wystąpić z roszczeniem o zadośćuczynienie lub odszkodowanie z tytułu działań odwetowych.

• 15. 1. Burmistrz Miasta i Gminy Cieszanów zapewnia:

1) ochronę poufności i anonimowości,

2) wydawanie na żądanie sygnalisty zaświadczenia, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie.

2. Burmistrz, w przypadku sygnalisty, będącego pracownikiem urzędu lub dostawcą towarów i usług, zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, próbą lub groźbą ich zastosowania. W tym celu podejmuje działania polegające w szczególności na:

1) ochronie przed mobbingiem i dyskryminacją, przymusem, zastraszaniem, wykluczaniem;

2) ochronie przed niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniem i inne;

3) niewypowiadaniu, nieodstępowaniu lub nierozwiązywaniu bez wypowiedzenia umowy sprzedaży lub dostawy towarów, lub świadczenia usług, której stroną jest sygnalista;

4) nienakładania obowiązku lub odmowy przyznania, ograniczenia lub odebrania uprawnienia np. do koncesji, zezwolenia lub ulgi;

5) doprowadzeniu do ukarania osób, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem sygnalisty;

6) zobowiązaniu upoważnionego pracownika ds. kadr do monitorowania sytuacji kadrowej sygnalisty. Monitorowanie obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków przełożonych sygnalisty dotyczących zmiany jego sytuacji prawnej i faktycznej w ramach stosunku pracy, w szczególności:

1. a) rozwiązania umowy o pracę,
2. b) zmiany zakresu czynności,
3. c) przeniesienia do innej komórki organizacyjnej/na inne stanowisko pracy,
4. d) degradacji stanowiskowej, płacowej, uniemożliwianiu podnoszenia kompetencji, nieuzasadnionego pomniejszenia dodatkowego wynagrodzenia w formie dodatku, nagrody, premii,
5. e) zmiany warunków świadczenia pracy (np. nieuzasadnionego zmniejszenia wynagrodzenia, wymiaru etatu, godzin pracy, odmowy udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego/ szkoleniowego/ bezpłatnego). W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia działań zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej, pracownik ds. kadr zobowiązany jest do podjęcia działań uniemożliwiających pogorszenie sytuacji faktycznej i prawnej sygnalisty.

• 16. Przepisy § 14-15 stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.
• 17. 1. Sygnalistę należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne w razie postępowania sądowego, przygotowawczego
  i sądowo-administracyjnego.

2. Osobom, których dane osobowe są przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych, należy przekazać szczegóły dot. tego przetwarzania, w myśl postanowień art. 14 ust. 1-3 RODO, chyba że istnieje możliwość odstąpienia od tego obowiązku, zgodnie z postanowieniami art. 14 ust. 5 RODO.
3. Klauzula informacyjna dla sygnalisty, który dokonał zgłoszenia zewnętrznego stanowi załącznik Nr 2 do niniejszej procedury.
4. Klauzula informacyjna dla sygnalisty, którego zgłoszenie zewnętrzne przesłał Rzecznik Praw Obywatelskich lub inny organ stanowi załącznik Nr 3 do niniejszej procedury.

Ochrona danych osobowych

• 18. 1. Pracownik, o którym mowa w § 4 ust. 4 po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działań następczych.

2. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
3. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem podlegają zniszczeniu po upływie okresu przechowywania, z zastrzeżeniem ust. 5.
5. W przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych, lub sądowo-administracyjnych nie podlegają zniszczeniu na zasadach określonych w ust. 3.

Przepisy końcowe

• 19. Przepisy niniejszej procedury podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata.
• 20. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, przepisy ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.

 

Załącznik nr 1

do procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych

oraz podejmowania działań następczych

REJESTR ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH W URZĘDZIE MIASTA I GMINY CIESZANÓW ZAMBRÓW

Nr zgło-sze-nia	Przedmiot naruszenia	Dane osobowe sygnalisty, niezbędne do identyfikacji/a nonim	Dane osobowe osoby/osób których dotyczy zgłoszenie niezbędne do identyfikacji	Data dokonania zgłoszenia	Informacja o podjętych działaniach	Informacja o wydaniu na żądanie sygnalisty zaświadczenia	Data zakończenia sprawy	Informacja o niepodej mowaniu działań (ponowne zgłoszenie)	Szacunkowa szkoda majątkowa/ odzyskana kwota
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

 

Załącznik nr 2

do procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych

oraz podejmowania działań następczych

Klauzula informacyjna
dla sygnalisty, który dokonał zgłoszenia do organu

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO) (Dz. Urz. UE L 119.1) informuję, że:

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Burmistrz Miasta i Gminy Cieszanów, ul. Rynek 1, 37-611 Cieszanów, zwany dalej: „Administratorem”.

2. Inspektor Ochrony Danych Osobowych

Inspektorem Ochrony Danych jest Piotr Władyka. Można się z nim skontaktować, pisząc na adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., lub telefonując pod numer: 668 403 811.

3. Cel przetwarzania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia obsługi dotyczącej zgłoszeń zewnętrznych w przedmiocie naruszeń prawa, tj. w szczególności analizy otrzymanego zgłoszenia; przekazywania informacji zwrotnych, prowadzenia rejestru zgłoszeń naruszeń; przekazania do organu właściwego do rozpatrzenia zgłoszenia.

Pani/Pana dane przetwarzane będą na podstawie:

1. a) 6 ust.1 lit c RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku ciążącego na administratorze wynikającego z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
2. b) 9 ust. 2 lit. g RODO - Jeżeli zgłoszenie będzie zawierało dane szczególnej kategorii będziemy je przetwarzali w związku z niezbędnością ze względów związanych z ważnym interesem publicznym
3. c) 6 ust. 1 lit. a RODO w przypadku wyrażenia zgody na ujawnienie swojej tożsamości.
4. Odbiorcy Państwa danych osobowych

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być wyłącznie podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa. Pani/Pana dane osobowe będą udostępniane właściwym organom zewnętrznym, w przypadku podejmowania działań następczych.

5. Okres przechowywania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane od momentu przyjęcia zgłoszenia do zakończenia działań następczych, a następnie będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniam.

Dane osobowe, które nie będą mieć znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia zostaną usunięte w terminie 14 dni od chwili ustalenia, iż są zbędne.

6. Państwa prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:

1. a) prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
2. b) prawo do sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku gdy dane są̨ nieprawidłowe lub niekompletne;
3. c) prawo do usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym), w przypadku gdy:

- dane nie są już̇ niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,

- osoba, której dane dotyczą̨, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,

- dane osobowe przetwarzane są̨ niezgodnie z prawem,

- dane osobowe muszą być́ usunięte w celu wywiązania się̨ z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;

1. d) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych.

Korzystanie z powyższych praw należy zgłaszać pisemnie na adres Urzędu Miasta i Gminy Cieszanów lub mailowo na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Ma Pani/Pan także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

7. Informacje dotyczące podania danych osobowych

Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z podstawy prawnej wskazanej w pkt 3 jest niezbędne, aby Administrator mógł realizować zadania z zakresu zapewnienia dostępności architektonicznej lub informacyjno-komunikacyjnej osobom ze szczególnymi potrzebami oraz dostępności cyfrowej. Niepodanie danych może wpłynąć na rozpatrzenie oraz realizację Państwa wniosków o zapewnienie dostępności. W przypadku pozostałych danych osobowych, podanie ich jest dobrowolne, jednak w określonych sytuacjach niepodanie ich może skutkować wydłużeniem czasu realizacji wniosków o zapewnienie dostępności.

8. Pani/Pana dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowych.
9. Pani/Pana dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu przetwarzaniu.

 

Załącznik nr 3

do procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych

oraz podejmowania działań następczych

Klauzula informacyjna
dla sygnalisty, którego zgłoszenie przesłał RPO lub inny organ

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO) (Dz. Urz. UE L 119.1) informuję, że:

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Burmistrz Miasta i Gminy Cieszanów, ul. Rynek 1, 37-611 Cieszanów, zwany dalej: „Administratorem”.

2. Inspektor Ochrony Danych Osobowych

Inspektorem Ochrony Danych jest Piotr Władyka. Można się z nim skontaktować, pisząc na adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., lub telefonując pod numer: 668 403 811.

3. Cel przetwarzania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celach przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa, przekazywania informacji zwrotnych oraz podejmowania działań następczych.

Pani/Pana dane przetwarzane będą na podstawie:

1. a) 6 ust.1 lit c RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku ciążącego na administratorze wynikającego z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
2. b) 9 ust. 2 lit. g RODO - Jeżeli zgłoszenie będzie zawierało dane szczególnej kategorii będziemy je przetwarzali w związku z niezbędnością ze względów związanych z ważnym interesem publicznym
3. c) 6 ust. 1 lit. a RODO w przypadku wyrażenia zgody na ujawnienie swojej tożsamości.
4. Odbiorcy Państwa danych osobowych

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być wyłącznie podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa. Pani/Pana dane osobowe będą udostępniane właściwym organom zewnętrznym, w przypadku podejmowania działań następczych.

5. Okres przechowywania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane od momentu przyjęcia zgłoszenia do zakończenia działań następczych, a następnie będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Dane osobowe, które nie będą mieć znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia zostaną usunięte w terminie 14 dni od chwili ustalenia, iż są zbędne.

6. Państwa prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:

1. a) prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
2. b) prawo do sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku gdy dane są̨ nieprawidłowe lub niekompletne;
3. c) prawo do usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym), w przypadku gdy:

- dane nie są już̇ niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,

- osoba, której dane dotyczą̨, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,

- dane osobowe przetwarzane są̨ niezgodnie z prawem,

- dane osobowe muszą być́ usunięte w celu wywiązania się̨ z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;

1. d) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych.

Korzystanie z powyższych praw należy zgłaszać pisemnie na adres Urzędu Miasta i Gminy Cieszanów lub mailowo na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Ma Pani/Pan także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

7. Informacje dotyczące podania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe, w postaci danych identyfikacyjnych i korespondencyjnych, które podał/a Pani/Pan w zgłoszeniu naruszenia prawa pozyskano od Rzecznika Praw Obywatelskich/ innego organu (NAZWA), który przekazał zgłoszenie zewnętrzne do Burmistrza Miasta i Gminy Cieszanów jako właściwego do podjęcia działań następczy.

8. Pani/Pana dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowych.
9. Pani/Pana dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu przetwarzaniu.

Załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 134/2024
Burmistrza Miasta i Gminy Cieszanów
z dnia 23 grudnia 2024 r.

OŚWIADCZENIE

o zapoznaniu się z zapisami procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych

Niniejszym oświadczam, że zapoznałam/zapoznałem się z Zarządzeniem nr 134/2024 Burmistrza Miasta i Gminy Cieszanów z dnia 23 grudnia 2024r. w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych i zobowiązuje się do jego stosowania

Lp.	Imię i nazwisko	Data	Podpis	Referat
1.